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POLITICAS DE OPERACIÓN DE MESAS DIRECTIVAS DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAM. DE ESCUELAS

de Asepafay Yucatan, el Lunes,  febrero de 2010, 22:42
 

POLITICAS DE OPERACIÓN DE MESAS DIRECTIVAS DE A.P.F. DE ESCUELAS

 

PROGRAMA DE TRABAJO.-

Ante la inconformidad presentada reiteradamente por los padres de familia porque no se les da a conocer y aprobar el programa de trabajo de las mesas directivas con anticipación a los gastos a realizar, ES NECESARIO PREVER QUE AL ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO ANUAL ESTE SEA PRESENTADO PARA APROBACIÓN EN ASAMBLEA A LOS PADRES DE FAMILIA (ANTES DE COMPROMETER PAGOS), para que una vez aprobados estos puedan comprometerse y efectuarse. No olviden conservar con las facturas los presupuestos o cotizaciones de sus compras o servicios contratados debiendo estar firmados cuando menos por el Presidente Tesorero y el Director del Plantel porque es quien da fe de que los bienes o servicios fueron para la escuela.

En el programa establecerán las necesidades ya estableciendo los montos aproximados de cada concepto:

Reparaciones eléctricas y remozamiento de aulas preventivas y correctivas, considerar que las modificaciones en el sistema eléctrico y cambios estructurales deben ser comunicados previamente a autorización de la Secretaría de Educación, por tratarse de edificios públicos tienen normas patrimoniales y control de bienes.

Reparación ó Adquisición de mobiliario para las aulas, considerar que las sustituciones de muebles son sujetos de control de activos en las instituciones públicas, deberán inventariar los bienes nuevos y realizar actas administrativas de entrega de bienes al director del plantel para que este realice el registro correspondiente.

Recolección de basura, cuando no se haya obtenido el servicio gratuito. Este gasto lo pueden minimizar obteniendo ingresos de la venta de latas y envases para lo que deben organizarse con los directores del plantel para que este gasto se cubra en mayor parte con esos ingresos.

Material de limpieza, para ello deberán mantener comunicación con el director del plantel para comprar lo indispensable para la higiene de los baños e inmueble considerando lo poco o mucho que estos reciban de la secretaría.

Material didáctico o pedagógico en el caso de escuelas que no cuenten con los apoyos de escuelas de calidad.

Papelería Administrativa del plantel (Cuando el personal docente no maneje ingresos propios para estos fines como las tiendas escolares), si el Plantel cuenta con copiadora e impresora y no se tiene tienda escolar, nosotros apoyamos con los recursos de las cuotas para proveer los insumos (tóner, hojas, tintas) y los mantenimientos de los equipos, pero en este caso ya no se debe cobrar a los alumnos las copias de estadísticas, pruebas, etc. ya que es con dinero de los padres que se están adquiriendo los insumos. Esta situación es un motivo que ha generado muchas inconformidades porque están generando un ingreso en las escuelas porque les cobran a los estudiantes además de que les piden a los padres para el tóner y el mantenimiento.

Indicar la forma en que planean obtener sus recursos, para cubrir dicho programa. Ya que no todos colaboran con las aportaciones voluntarias, hay quienes realizan actividades extraescolares para recaudar fondos

Deben cuidar que todos los ingresos se registren en el libro en las fechas correspondientes. Se han detectado mesas directivas que no registran los otros ingresos y esta omisión genera una fuente para ingresos destinados al provecho personal que no debe consentirse. Es necesario mantener una vigilancia en los registros de los ingresos siendo responsabilidad de todos la observación en las actividades de las mesas directivas y la rendición de cuentas.

No está autorizado pagar con dinero de las aportaciones voluntarias cumpleaños de integrantes de mesas directivas o personal docente, festividades o compra de regalos para el personal docente o padres de familia, alimentos para el personal docente o padres de familia. Recordemos que es una función de voluntariado y no se trata de utilizar el dinero de otros para quedar bien dando obsequios o invitando alimentos. Muchos de nuestros padres de familia realizan un gran sacrificio para apoyarnos con las aportaciones voluntarias, no les fallemos con una mala administración.

Entregar a la asepafay el programa de trabajo del ciclo escolar incluyendo el valor aproximado de cada concepto, debe estar firmado por la sociedad de padres de familia (mesa directiva) y firma y sello del director, indicando la fecha del acta donde fue aprobado por la asamblea de padres de familia para que tenga validez, por lo tanto es conveniente presentarlo ante la asamblea y constar en el libro de actas, para iniciar la aplicación de los gastos.

En caso de que en fecha posterior por alguna circunstancia no prevista inicialmente, sea necesario que modifiquen el programa de trabajo, deberán presentar ante asamblea este programa modificado para su aprobación dejando constancia de los conceptos modificados y la aprobación en el acta correspondiente, anexando una copia del programa modificado firmado.

 

REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS.-

Todas las MESAS DIRECTIVAS DE SOCIEDADES DE PADRES DE FAMILIA deberán establecer el control de recibos con folios para sus ingresos por aportaciones voluntarias y un exhaustivo control de cualquier otro concepto de las actividades que realicen para recaudar fondos, a efecto de poder realizar un corte de formas para cada cambio de directiva y realizar el arqueo cuando le sea requerido para una supervisión. Llevando las cuentas en cada ocasión y determinando el valor de lo recaudado al término de cada evento siendo público este resultado para una mayor transparencia y conformidad de los padres de familia, ejemplo: se realizó una kermes entonces al entregar al padre de familia que va a realizar la venta de refrescos hacemos un recibo del total entregado para vender, al término se realiza el inventario y se le determina el total que vendió y se registra en el recibo inicial indicando cuantos refrescos quedaron y el monto de dinero que entrega por las ventas estas cuentas es preferible realizarlo con varios testigos para evitar las inconformidades posteriores por los montos reportados. Registrar estos montos en sus libros de ingresos y entregar reporte a la dirección del plantel.

Llevar una cuenta bancaria de firmas mancomunadas del presidente y el tesorero llevando el control de sus estados de cuenta y evitando tener el dinero en inversiones. Si se piden cuotas es para ser utilizadas en el mantenimiento escolar en forma inmediata de lo contrario se generan las situaciones de desfalco que se reportan cotidianamente.

Realizar el registro de sus ingresos y gastos detallados en un libro o control de caja en orden cronológico e indicando el concepto del gasto y la justificación del mismo, llevando además de este una libreta donde pegaran las facturas o comprobantes de sus gastos las cuales deberán estar firmadas por el presidente, tesorero y el director del plantel al momento de realizado el gasto o recepcionado el bien y que ampararan las cantidades asentadas en sus libros de ingresos y gastos. Estos documentos serán sujetos de revisión por los supervisores escolares quienes firmarán de visto bueno la verificación de los reportes de gastos reportados para beneficio del plantel escolar o por la asociación estatal que realizará revisiones aleatorias o cuando se requiera su intervención.

Los comprobantes originales de ingresos y gastos, así como los libros y toda documentación de la asociación de padres de familia al termino del ciclo escolar deberá ser entregada en el acto de entrega recepción por cambio de directiva una vez revisada y aceptada por la nueva directiva, esta documentación original deberá permanecer en resguardo en el archivo del plantel escolar junto con el acta de constitución, para esto se debe entregar recabando el acuse del director del plantel que se queda con el resguardo del archivo muerto en el domicilio establecido por el propio reglamento. Con ello reduciremos el problema de quienes se desaparecen con la documentación y el dinero y con ello limitan la acción de revisiones y fincamientos de responsabilidad. Deberá justificarse con la denuncia al ministerio público correspondiente en caso de extravío o robo de documentación y libros de la asociación. No deben elaborar sus actas de entrega expresando solamente que no lo tienen, es obligación de la mesa directiva la custodia y entrega de los documentos y libros cada año, debiendo permanecer en el plantel escolar el histórico de estas mesas directivas para las revisiones que sean solicitadas.

Cuando por el monto y la periodicidad de los recursos no puedan manejar una cuenta bancaria, deberán realizar un arqueo de caja mensualmente y presentar el arqueo del efectivo firmado por la directora, tesorera, el presidente y cuando menos un vocal como testigo del arqueo y verificación de la conciliación del efectivo y comprobantes de gastos presentados. Esto derivado de que en casos muy frecuentes entregan reportes, gastos y al pedir el dinero ya se lo gastaron en beneficio personal y se les presenta una denuncia por abuso de confianza o fraude. La presentación física del efectivo es considerando que se trata de asociaciones que no manejan montos mayores de cinco mil pesos y que conforme obtienen ingresos deben estar realizando los pagos conforme a su programa de mantenimientos y mejoras.

 

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS Y ACTIVIDADES.-

Las asociaciones de padres de familia deben evitar mantener saldos excesivos de dinero (efectivo o bancario) en existencia, ya que no se trata de ser capitalistas sino el ir cubriendo un programa de necesidades para el mantenimiento y mejora del plantel por lo que se debe procurar una buena administración y aplicación de los recursos obtenidos. En el caso de caer en excesos implica una reconsideración para disminuir las actividades que generan recursos al ya haber cumplido en su totalidad las necesidades del plantel. No olvidar que el dinero ocioso es el origen de todos los males. También es malo encontrar que no saben en qué gastar el dinero recaudado por no haber realizado primero la detección de las necesidades por las cuales trabajar o haber establecido cuotas onerosas debiendo considerar la reducción para el siguiente ciclo escolar.

 

ELABORACION DE INFORMES.-

Entregar a la asepafay sus informes económicos cuando estos les sean requeridos así como los informes de las gestiones realizadas para las mejoras del plantel aún cuando no hayan generado un cargo a la economía de los padres de familia. Estos deberán contar con las firmas de la sociedad de padres de familia y por el director del plantel.

Los informes económicos de la sociedad de padres de las escuelas deberán presentarse en las reuniones mensuales o en caso de no realizarse, cuando menos cada bimestre a la mesa directiva, siendo obligatorio presentarlo en cada asamblea de padres de familia y quedar registrados en el acta con la firma de conformidad de las cuentas presentadas a los padres de familia, con ello evitarán las inconformidades y conflictos más frecuentes generados por la falta de información de las mesas directivas a los demás padres.

Presentar para revisión su comprobación original así como sus libros de registros y de actas, cuando estos les sean requeridos para revisión por el supervisor escolar y/o por la asepafay o para atender inconformidades de los miembros de las asociaciones.

COMPROBACION DE GASTOS POR LOS TESOREROS.-

Los tesoreros deberán cuidar que sus comprobantes sean en originales de facturas fiscales con el domicilio y nombre del plantel, firmadas por el presidente de la sociedad de padres, el director y el tesorero, así como también en caso de requerir comprobar con recibos simples o remisiones estos tengan la firma y completo el nombre, domicilio del que recibe el dinero, nombre del establecimiento y bien detallado el concepto del pago, el periodo que abarco el servicio, así como copia fotostática de su ife del proveedor del bien o servicio y presentar firmados los comprobantes por los miembros de la mesa directiva de lo contrario no serán validos.

Cuidar que no reembolsen gastos como algunos que presentan pagos de cien pesos diarios por renta de cómputo para elaborar informes y además presentan la compra de la tinta para la impresora rentada. Los informes mientras sean claros y sin tachaduras o alterados pueden realizarse a mano no es obligatorio que se hagan en computadora. Solicitar los formatos a sus directores de plantel.

Este es uno de los motivos de denuncias que se reciben más frecuentemente porque al no contar con estos requisitos los consideran desvío de recursos ante su falta de datos para verificación por los precios excesivos.

Las facturas deben ser expedidas a nombre de: Secretaria de Hacienda / Sria de Educación / A.P.F. nombre del plantel

Para obtener la copia de la cédula fiscal deberán solicitarla a la dirección del plantel

Las facturas deben contar con la descripción de los bienes o servicios y su valor especificando las garantías de estos bienes o servicios.

Firmadas cada factura por el tesorero, presidente, director y el visto bueno del supervisor cuando este realice las revisiones.

En caso de recibos por la mano de obra estos deben indicar que son recibidos de la asociación de padres de familia de la escuela…, indicar el monto en valor y en letras, el concepto detallado del servicio realizado y el periodo del mismo, indicar si es anticipo o saldo, nombre completo, domicilio y teléfono de quien recibe el dinero y la firma y nombre del tesorero, presidente y el visto bueno de la directora y supervisora y copia de identificación oficial.

En ocasiones se han presentado los casos de gastos erogados sin previo conocimiento de los padres de familia y no considerados en el programa anual, es necesario evitar estas situaciones para no correr el riesgo de que estos gastos sean rechazados en la asamblea cuando sean dados a conocer y resulte que deban presentar el reembolso del pago no autorizado.

No se justifica la expresión: “Yo soy el Presidente yo decido” “No tengo que rendir cuentas” “solo yo el tesorero decido que comprar” “el director no decide”.

No olvidemos que Todos deciden en la mesa directiva por mayoría de votos siempre y cuando el programa esté aprobado en acuerdo con la dirección del plantel y presentado en asamblea. No somos autónomos, la creación de las Asociaciones son para cooperar con el plantel educativo en beneficio de la educación de nuestros hijos.

 

ADQUISICIONES DE ACTIVOS.-

Cuando se adquieran bienes que pasen a ser parte del activo de la escuela, ejemplo computadoras o ventiladores, muebles, etc., estos además de la firma en la factura deberán realizar un recibo de entrega para resguardo e inventario a la dirección del plantel entregando copia de factura formalizando la entrega del mismo, indicando descripción, marca, modelo, proveedor y número de factura con el que se adquirió, esto es para el registro que debe realizar la Dirección ante la Secretaría del control de bienes para el plantel. Cuando el pago de alguna adquisición se hiciera compartida con la dirección la factura deberá tener la leyenda: la asociación de padres de familia de la escuela ::: turno ::: ha cubierto el monto de $::::: (numero y letras) de esta factura. Esto para evitar que dupliquen la deducción del monto pagado con cuotas voluntarias.

Enterar mediante asamblea general a los padres de familia el informe de las condiciones de las aulas y del plantel en su conjunto, al inicio y final de cada ciclo escolar, indicando de estos cuales ha cubierto durante su gestión la sociedad de padres de familia, dándole mantenimiento o consiguiendo los apoyos de otras instituciones. Se realizaran informes mensuales firmados por los integrantes de las mesas directivas y visto bueno del director del plantel, entregando uno a la dirección, uno para el control de la mesa directiva y otro se exhibirá en las pizarras de avisos del plantel para conocimiento de todos los padres de familia.

 

AVISO: Al estar establecido que no se puede reelegir un miembro de la mesa directiva en forma consecutiva. La duración del cargo solo podrá ser por un máximo de dos años en presidente, tesorero y tres vocales, y por solo un año el vicepresidente, el secretario y los otros tres vocales. En estos casos se deberá realizar la sustitución correspondiente a los miembros que ya cumplieron su gestión y resultaron reelegidos

 

ESTE MATERIAL FUE ELABORADO POR: MESA DIRECTIVA DE LA ASOCIACION ESTATAL DE PADRES DE FAMILIA 2009-2011:
Presidenta: Jesús María Hernández Cámara

Vicepresidente: Juan Manuel Quiñones Marín

Secretario: Manuel Jesús Magaña Negrón

Tesorera: Juanita Tzuc Dzib

Vocales

AV. COLON X 30 NUM 207 GARCIA GINERES

MERIDA YUC. CP97070 TEL 9 258983 EXT 106

Email: asepafay2009_2011@hotmail.com

Web: http://asepafay.es.tl

http://asepafay.hazblog.com


 
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